Evden çalışmak dedikleri
GmPly ekibi olarak 10 yıldan fazla zamandır evden çalışıyoruz. Bu yüzden pandemi dolayısı eve gitmek bizim için bilinmez değil zaten yaptığımız bir şey oldu. Aşağıda da sizinle bazı basit öneriler paylaştık.
Pandemi’den yıllarca öncesinden beri ofislerin aslında verimi zannedildiği gibi arttırmadığını, binlerce kişiyi sabah evlerinden alıp belli bir saatte pencereleri bile açılmayan büyük binalara doldurmanın, öğleyin yetişkin insanlara sanki karınlarının ne zaman acıkacağını bilmezlermiş gibi işlerini kesip yemeğe gitmeleri gerektiğini sonra da yine keyiflerini bölüp hangi saatte gelmeleri gerektiğini, ne zaman kahve içip içmeyeceklerini, ne zaman mola vereceklerini söylemek sonra da akşam işi bırak artık eve dönüyorsun diye trafik karmaşasına sokmanın pek de övünülecek bir şey olmadığını hep yazıyordum. Bunun nedeni ise bizim şu andaki ekip ve önceki kurduğum şirketlerdeki ekiplerde dahil (şu andaki ekibimizin bir kısmı o şirkette de vardı) zaten herşeyi online olarak yapma alışkanlığını edinmiş olmamızdandı.
İsviçre’deki şirketimiz Sevenice Switzerland’da o zamanki ortağım Ahmet Alabalık’ın kullanmaya karar verdiği Podio yazılımı üzerinden hem ekibi hem müşterilerimizi yönetiyorduk. Grafikerlerimiz Sırbistan, Romanya ve Türkiye’de, yazılımcılarımız Türkiye’de, Satışçılar Zurih’de, işi yönetenler ise o sırada Zurih, İstanbul veya herhangi başka bir ülkede olabiliyorlardı. GmPly’in kurucu ortağı ve CTO’muz Giray o zaman bize outsource yazılım desteği veriyordu ve sanırım ben 5–6 yıl sonra Giray ile yüz yüze tanışmıştım.
Biz WorkUp’a girdikten sonra Kolektif House Levent’i çok sevdik o yüzden nerede ise 10 yıldan sonra ilk defa ofis yapmıştık orada kendimize ve değişikte gelmişti bize :-) Ama pandemi’nin 2 nci ayında ofisi kalıcı olarak kapattık geçen sene ve yine bildiğimiz yapıya geri döndük. O yüzden online çalışma, online ekip yönetimi vb. konularda şu anda büyük grupların bile karşılaşacağı sorunların büyük kısmını yaşadık ve çözdük yıllar önce. Bu yüzden şunlara dikkat edilmesi aslında yeterli olacak paylaşmak istiyorum;
1. Eposta haricinde SaaS çalışan bir task yönetim sistemi ve işin içinde satış vs. var ise bir crm yazılımı şart gibi duruyor. Belki Slack bile yeterli olabilir ama ekibiniz bizim gibi küçük değil 10 kişiden fazla ise eskiden çok memnun kaldığımız için Podio’yu tavsiye ederim.
2. Ekibinize güvenin. Sabah saat 9'da kalktı mı? Şu anda uyuyormu diye dertlenecekseniz zaten işiniz çok zor. Toplantı var ise, tamamlanacak bir iş var ise zaten kalkmış olmalı. Yoksa 9'da bilgisayarını açmamış ama kahvaltı ediyor olabilir bırakın etsin. Muhakkak suistimal edenler olacaktır ama onlara da adapte olmaları için fırsat verip bir şans daha tanımak faydalı olabiliyor. Gece sabaha kadar Netflix seyredip sonra tüm gün uyuyan adam zaten bunu 1–2 kere yapabiliyor en fazla.
3. Ofisde olmadıkları için bari çalıştıralım toplantıya gelsinler diye gereksiz toplantılar yapmayın. İsviçre’de Disney Stüdyolarında bir toplantıya gitmiştik oturacak yerler yoktu bar masası yüksekliğinde masalar vardı. Toplantı süreleri 30 dk’yı geçemiyordu. Eğer ekip içi halledebileceğiniz konuyu halledebilmek zaten 30 dk’yı geçiyor ise orada başka sorun var demektir. Eğer sadece pazarlama ile IT arasında halledilecek bir konu var ise bırakın ikisi görüşsün sonra sadece ne yapacaklarını açıklasınlar. Yönetim de onay versin. Alakasız 10 kişilik gereksiz toplantılar yapmayın. Şu anda tüm müşteri toplantıları online olduğu için çok mutluyuz biz mesela. Pandemi’den önce toplantı için zamanınız olması yetmiyordu bir de toplantı odasının boş olması gerekiyordu.
4. Ekibiniz kalabalık ise haftada bir bir sosyal toplantı yapın ekipleri gruplayarak. Herkes herkesden haberdar olsun. (biz 4 kişiyiz mesela biz de gerekli olmuyor zaten herkes herkesden haberdar). Belki AhtapotApp gibi bir kurum içi sosyal ağ faydalı olabilir.
5. Eğitimleriniz elbette online olacak ve elbette hangi LMS’i kullanıyor olmanız farketmez eğitimlerin üretimi için GmPly kullanın :-) Reklam değil bu aslında tavsiye. Çünkü hala bizden daha iyi bir kurumsal video eğitim çözümü yok, olunca onu da tavsiye ederim.
6. Internet yardımı ve telefon ücreti gibi ek ödemeler yapmanız gerekebilir. Eğer personelin sürekli online olması derdiniz var ise bunun masrafına katlanmanız lazım öyle değil mi ?
7. Eğer yapabiliyorsanız MacOS’a geçin. Artık IT bir alt katta değil. Virüsü, şifresi, açılmaması gibi sorunlar olacak illaki. Başlangıç yatırımı yüksek gibi dursada orta-uzun vadede Apple cihazları IT destek yatırımınızı koruyacak.
İlk başta böyle bir yanlız hissedeceksiniz kendinizi. Kendi kendinize epostalar filan atacaksınız çalıştığınızı uyanık işin başında olduğunuzu görmeniz için merak etmeyin geçecek sonra normal rutininizi bulacaksınız. Eğer yapabiliyorsanız pijama ile geçirmeyin günü. Belli bir diyet uygulayın. Yoksa çalışırken yan tarafta abur cubura bir limit koymazsanız benim gibi kilo alıyorsunuz. Yine benim gibi sporu sevmeseniz bile spor yapmaya çalışın. Telefonla konuşurken oturmaya mecbur değilseniz ayakta yürüyerek konuşmak bile bazen işe yarıyor :-)
İşe başlangıç ve bitiş saatleriniz olsun. Yöneticiler sizde 6'dan sonra toplantı koymayın tabi. Eğer bitirme odaklı bir proje üzerinde değilseniz çalışma saatiniz bittiğinde işi bir sonraki güne bırakın. Uyku düzeninizi koruyun. Benim gibi gece 3'de twitter’a girmeyin mesela :-)
Uzaktan çalışmak eğlenceli. Özgür hissetme kısmı güzel. Negatif yönleri olabilir ama pozitif yönleri bence daha fazla. Bugün Koç Holding uzaktan çalışmaya geçeceğini paylaştı, başka şirketlerde benzer kararlar alacaklar. Pandemi hafifleyecek ama hemen bitmeyecek.
Bu yüzden uzaktan çalışmaya ve uzaktan eğitilmeye hazır olmak gerekiyor. Biz de sürekli olarak bu deneyimi geliştirmek için çalışıyor olacağız. Umarım paylaşım faydalı olmuştur.
Evde Uzaktan çalışma için kullandığımız yazılımlar ve cihazlar
Online toplantılar için : zoom professional
CRM ve satış için : Pipedrive
Bilgisayar olarak Mac cihazlar kullanıyoruz. Zaten şirkette kimsede windows makina hiç yok.
Ev networkü için tp-link deco
Internet için Turkcell Superbox
Cloud için AWS, iCloud ve OneDrive kullanıyoruz. GmPly zaten AWS üzerinde çalışıyor.
Bu yazının orjinali daha önce twitter’da yayınlandı. ( https://twitter.com/gokcenkaran/status/1354217996051480583?s=20 )